Det är såhär, i Public 360 kan du arbeta på många olika sätt som gör att det ser ut som dubbletter men i själva verket inte är det. Jag har tidigare bloggat om dubbletter men det finns så mycket att säga och göra.
När systemet inte vet ved det ska göra, gör det ingenting. Kom ihåg, det är ett stödsystem för vad du och dina kollegor gör i er organisation. Skulle inte ni finnas, skulle det inte hända mycket i Public 360 förutom det som sköts bakomliggande per automatik, som back-uper.
Tillbaka till dubbletterna. Tänk dig några olika scenarion:
Dubbletter som man vill ha
Ex, en underleverantör som vi arbetar mycket med, ex för hyrbilar. Företaget finns på många platser och har många adresser. För våra anställda som jobbar i Göteborg använder de bara samma lokala företag för att hyra bilar, fast vårt företag har avtal med huvudkontoret. Då blir det inte dubletter.
Dolda dubbletter
Ex, en kontaktperson gifter sig och byter efternamn. Då blir det svårare att hitta dubbletten, men det är fortfarande en dubblett. Ett företag köps upp och byter namn är det samma sak med.
Liknande poster som ser ut som dubbletter
Ex, två kontaktperson med samma namn, men inte samma person. Det är inte en dubblett.
Vad ska du göra då?
Du måste ha en strategi för att hantera alla de olika scenarion, för ett register är bara så bra som du håller det. Att ha fler obligatoriska fält är inte bra. Personnummer eller organisationsnummer är bra unika nummer, men för scenariot med hyrbilsfirman skulle det ändå bli en krock. Det skulle dessutom bli ett hinder för att registrera kontakter.
Registeransvarig
Först ska du ha någon som är utpekad ansvarig för registret. Hen ska ha tid i sin kalender att leta efter dubbletter, hantera dem och hjälpa andra att hantera dem. Stöd, beslutstagare och budget. Just det, budget. Det är ett jättebra sommarjobb att rensa i register men någon ska kunna ta in hjälp att hålla ordnat, kanske ta in utvecklare för att lägga till tjänster eller köpa register att använda. Det är den som är registeransvarig som ska kunna bestämma sånt.
Registervårdsguider
Skriv guider som slutanvändare kan använda för att själva uppdatera kontakter, och vad de ska göra när de hittar kontakter. Den som är ansvarig ska inte alltid göra allting, utan det är bättre om användarna får verktygen att hantera sina egna kontakter, och den som är ansvarig tittar på registret från en annan synvinkel.
Exempel på guider:
- Uppdatera en kontakt
- Hantera namnbyte på kontakt
- Rensa gamla kontakter
Registervårds aktiviteter
Den som är ansvarig borde sätta upp en kalender där det finns med att vecko
Hur ser man dubbletterna i Public 360?
Lägger du till en verksamhet med samma namn så får du ett löpnummer efter namnet i listor ex, (2). Du ser inte tvåan i själva kontaktobjektet, vilket kan vara lite förvirrande.
Vad är Public 360?
Public 360 är ett dokument- och ärendehanteringssystem som bygger på SharePoint. Systemet har utvecklats av Software Innovation, ett norskt bolag. Jag jobbade där förut med bl.a utbildning och systemanalys.
